Interview: Online samenwerken, nu moeten we wel

26 maart 2020

‘Voor mij is er niet zoveel veranderd’, klinkt het nuchtere commentaar van Willem Otto Hazelhorst via de Whatsapp call. Hij werkt als senior consultant Traffic and Transport bij Rijkswaterstaat en maakt zich daarnaast al jarenlang hard voor het fenomeen duurzaam vergaderen.

Interview met Willem Otto Hazelhorst over duurzaam vergaderen

‘Ik zie mensen om me heen stoeien met thuiswerken, foto’s delen van hun thuiswerkplek en pionieren op Skype for business. Eerlijk gezegd doet me dat wel goed. Natuurlijk is het wennen, maar deze werksituatie brengt ook voordelen met zich mee. Duurzaam vergaderen is nu ineens een must om de primaire processen te laten plaatsvinden, niet een leuk extraatje voor wie er zin in heeft. Straks zijn we met z'n allen onze koudwatervrees voor online werken kwijt en kunnen we zuiniger met onze wereld omgaan.’

Verklaar je nader

‘Ik zeg altijd: de meest duurzame reis is de niet uitgevoerde reis. Online vergaderen is gewoon veel beter voor het milieu! Dus organiseer het werk zo dat we minder kilometers hoeven te maken. In veel gevallen kun je mensen bereiken met een camera, een facilitator en wat sprekers. Ik geloof dat we 4 van de 5 reiskilometers voor het werk achterwege kunnen laten. Als we al beginnen met 1 van de 3 maken we enorme winst. Niet alleen voor het milieu, maar ook voor onszelf. De tijd die we in onze auto of in de trein doorbrengen kunnen we toch veel beter besteden?

Is elkaar in levende lijve ontmoeten dan niet belangrijk?

‘Jazeker, het is heel belangrijk dat mensen elkaar fysiek ontmoeten. Als je elkaar alleen maar kent via een webadres, wordt het een hele koude wereld. Elkaars non verbale communicatie zien, iemand de hand schudden, ouderwets visitekaartjes uitwisselen, dat zijn elementaire onderdelen van een ontmoeting, die we in deze tijd van Corona ontzettend missen. Alleen moet het echt elke dag? Je ziet nu op de meeste plekken nog steeds de houding: je werkt op kantoor, tenzij er een goede reden is om thuis te werken. Wat mij betreft draaien we dat om: je werkt thuis - of onderweg, als je dan toch ergens naartoe moet - tenzij er een goede reden is om naar kantoor te komen. En die goede reden kan zeker zijn: we willen elkaar af en toe ook eens in de ogen kijken!’

Klinkt wijs, maar hoe organiseer je dat?

‘Je moet anders gaan denken over plaats en tijd. Neem bijvoorbeeld teamvergaderingen. De meeste kun je onderverdelen in zenden en brainstormen. Het zenden, waarbij iedereen om beurten een update geeft, kun je prima elke week online doen. Voor het brainstormen is vaak een fysieke bijeenkomst nodig, zeker als het complexe materie betreft. Maar dat hoeft niet elke week! Als je het goed organiseert, kun je ook eens in de 2 of 3 weken met elkaar brainstormen op de kantoorwerkdag. De rest van de vergaderingen doen we als het even kan vanuit huis. En het hoeft lang niet altijd met camera. Een telefonisch overleg met een presentatie op het scherm die je deelt, is vaak veel prettiger en kost bovendien veel minder lijncapaciteit.'

Hoe komt het eigenlijk dat we nog niet zo werken?

‘Mensen zijn gewoontedieren en dit is een flinke omslag, zowel op technisch en organisatorisch vlak. Virtueel werken houdt meer in dan de nieuwe knoppen leren kennen. Je moet je werk en daarmee je leven op een andere manier organiseren. Beeldschermwerk is intensief, dus bijeenkomsten worden korter. We gaan misschien wel op andere momenten werken. We krijgen nieuwe vergader etiquettes en andere verhoudingen: elkaar online ontmoeten werkt anders dan fysiek. We moeten alternatieve manieren bedenken om aan onze fysieke beweging en sociaal contact te komen. Het is allemaal prima te organiseren, maar het is wel een hele verandering, zowel voor werknemers als voor managers en ict-afdelingen.’

Platform WOW organiseert veel fysieke bijeenkomsten. Welke tips heb je voor ons?

‘Jullie platform voorziet in de noodzaak om nieuwe mensen te ontmoeten. Blijf dat doen. Maar...denk ook na wat je met techniek kunt bereiken. Met een camera en een sterke internetverbinding bereik je veel meer mensen dan je nu doet. Als een bijeenkomst voorbij is, is het verhaal van de spreker weg. Tenzij...je het opneemt en de video later beschikbaar stelt aan het hele netwerk. Zo kunnen collega’s later heel gericht die kennis tot zich nemen die zij interessant vinden. Of sterker nog: organiseer “webinarmeetings” die je live uitzendt. Wil je er fysiek bij zijn, dan kan dat. Maar woon je ver weg of ben je alleen geïnteresseerd in een onderdeel, dan log je in en doe je online met je webcam en microfoon mee. En heb je geen tijd om erbij te zijn: dan kijk je toch op “uitzending gemist”? Heel gericht en efficiënt, en een veel hoger rendement van kennisdelen.'

Straks als Corona voorbij is, wat gebeurt er dan wat jou betreft?

‘Eén calamiteit geeft soms meer profijt dan 10 jaar beleid. We maken nu snel meters! Dus als het aan mij ligt, draaien we het vanaf nu om: in principe geen fysieke vergaderingen meer, tenzij daar een hele goede reden voor is. In deze onfortuinlijke situatie krijgen we volop de gelegenheid om nieuwe technieken te ontwikkelen en aan te leren. Laten we goed kijken wat voor onze teams werkt en wat niet. Laten we experimenteren met nieuwe manieren van werken en wennen aan online vergaderen. Zeg dus nu niet zomaar alle vergaderingen af totdat we elkaar weer in levende lijve kunnen zien, maar wees creatief en zoek een alternatief. Organiseer zoveel mogelijk online en kijk hoe het werkt. En ga daarna lekker een rondje wandelen in plaats van in een overvolle trein te stappen.’

Willem Otto Hazelhorst

Willem Otto Hazelhorst

willemotto.hazelhorst@rws.nl